Baza wiedzy submenu_ind  Aktualności submenu_ind  Zwiększanie efektywności organizacji słowem? Siła komunikacji.

Zwiększanie efektywności organizacji słowem? Siła komunikacji.

05/09/2013

Czy biznes i relacje interpersonalne można połączyć znakiem równości? Zwolennicy „twardego” podejścia do biznesu odpowiedzą stanowczym „nie” twierdząc, że znacznie więcej czynników decyduje o efektach, jakie osiągają organizacje – koniunktura rynkowa, strategie firm, umiejętności zarządcze i kierownicze wyższej kadry, systemy usprawniające funkcjonowanie przedsiębiorstw, innowacyjne rozwiązania i wiele, wiele innych pewnie równie istotnych. Jednak to ludzie tworzą organizacje. A że każdy z nas jest...

 

...istotą społeczną – potrzebuje ludzi do optymalnego funkcjonowania. Co więcej, to ludzie sprawiają, że pracownik jest w stanie poświęcić się „dla sprawy”, „dać z siebie wszystko” lub czując się niedocenionym, oszukanym, pomijanym  (na co jeszcze narzekają twoi znajomi mówiąc o przełożonych / współpracownikach/pracodawcy?), nie robić nic, przekładając jedynie dokumenty z miejsca na miejsce (co jeszcze robią twoi znajomi, aby sprawiać wrażenie, że intensywnie pracują?).

 

Dostrzegaj potrzeby (współ)pracowników

Pomyśl przez chwilę, jakie relacje panują u ciebie w pracy. Jak bardzo lubisz swoich współpracowników? Zastanawiałeś się kiedyś, jak bardzo oni lubią ciebie? Zaraz wytłumaczę ci, dlaczego pytam… Wiele osób utożsamia biznes z twardymi wynikami, wymiernymi efektami, z miejscem, w którym najważniejsze są liczby. Jednak niewiele osób rozumie, że za liczbami kryje się ogromna praca każdego pojedynczego pracownika, zespołu i działu. Zmiana perspektywy patrzenia i postawienie pracowników na pierwszym miejscu (nie pomijając przy tym wyników firmy) to strategia, która przynosi najlepsze rezultaty. Dlaczego? Ponieważ ludzie są największym zasobem organizacji – ale tylko wtedy, gdy pracodawca potrafi go odpowiednio wydobyć. Jak to zrobić? Skupiając się na tym, czego pracownicy potrzebują. Z psychologicznego punktu widzenia ludzie w pracy mają dokładnie takie same potrzeby, jak poza nią.

 

Niejeden autorytet z dziedziny psychologii biznesu przywoływał piramidę potrzeb Maslowa w kontekście środowiska pracy – ty też spróbuj! Przeanalizuj jak każdą potrzebę możesz realizować w swojej pracy. Zastanów się, jak wpłynie to na twoje zadowolenie z niej.

Maslow3

Abraham Maslow, Piramida potrzeb

Źródło: http://s2.manifo.com/usr/9/9834/98/manager/gorabmp.jpg

 

Pozytywne relacje to prawdziwy fundament

Z pespektywy pracownika pozytywne relacje z innymi wpływają na jego motywację i chęć przychodzenia do pracy. Powodują, że jest on bardziej skłonny do stawiania pytań, wyjaśniania wątpliwości, ale również do przyznawania się do pojawiających się trudności, czy popełnionych błędów. A to – już z perspektywy organizacji – zapobiega negatywnym konsekwencjom (takim chociażby jak obniżeniu efektywności) jeszcze w początkowym stadium. Co więcej, zadowolony pracownik jest o 50% bardziej efektywny niż ten, który w pracy czuje dyskomfort, stres czy inne negatywne emocje. O 150% wzrasta też jego odporność na wypalenie zawodowe.

 

Co zatem robić, aby budować w środowisku pracy pozytywne relacje?

 

W pierwszej kolejności należy pracowników nauczyć dojrzałej komunikacji. Jeśli w tym momencie myślisz:  „to oklepany temat”, albo że ty lub twoi współpracownicy szkoliliście się z tego zakresu, ale nie przyniosło to spektakularnych rezultatów - to tym bardziej doczytaj ten artykuł do końca.

 

To właśnie efekt, jaki wywołują formułowane przez ciebie komunikaty, a nie pozycja zajmowana w hierarchii organizacji, liczba odbytych szkoleń, czy przeczytanych książek powinien być miarą dojrzałej komunikacji. Zatem według jakich zasad powinien wypowiadać się pracownik, aby jego relacje z innymi (klientami, współpracownikami)  oparte były na szacunku i wzajemnym zaufaniu?

  • Mów za siebie a nie za innych – to wzmacnia twój komunikat i powoduje, że jest on trudniejszy (a może i nawet niemożliwy?) do podważenia  („Jeśli skróciłbyś swoje wystąpienie do 20 minut, znacznie łatwiej by mi się go słuchało. Mógłbym wtedy utrzymać uwagę na tobie przez cały ten czas.”)
  • Odsłoń się – mówienie o przeżywanych uczuciach powoduje, że uwrażliwiasz drugą stronę na swoje potrzeby („Ciężko jest mi pracować, kiedy rozmawiasz przez telefon w pokoju. Nie mogę się skupić, a to rodzi we mnie frustrację.”)
  • Nie oceniaj – „denerwuje mnie, kiedy spóźniasz się do pracy” to problem, nad którym można popracować, jednak kiedy ująłbyś go w taki sposób: „denerwuje mnie, kiedy olewasz swoją pracę”, sprowokowałbyś emocjonującą dyskusję, której celem byłoby udowodnienie swoich racji (czy nie bardziej konstruktywne byłoby rozwiązanie problemu niepunktualności?)
  • Wyjaśnij, ale nie tłumacz się – podanie uzasadnienia swojej decyzji, prośby czy zachowania powoduje, że odbiorca znacznie łatwiej ją przyjmuje. Natomiast zbyt obszerne tłumaczenie sprawia, że nasz komunikat staje się mniej skuteczny, a my jesteśmy odbierani jako mało pewni siebie, nieasertywni lub nieposiadający dobrych intencji („Na tym etapie postanowiłam zakończyć współpracę z tobą, ponieważ wielokrotnie nie wykonywałaś moich poleceń, co z kolei rzutowało na opóźnienie pracy całego zespołu”).
  • Przyjmuj perspektywę odbiorcy twojego komunikatu – komunikacja jest sztuką, której uczymy się całe życie. Dlaczego? Ponieważ nasze wypowiedzi powinny być dostosowywane do każdego człowieka indywidualnie. To, co urazi Jolę, przez Zbyszka może być zlekceważone. Inspirująca uwaga przekazana podwładnemu może być nudnym wywodem dla współpracownika. Jeśli chcesz skutecznie komunikować się ze swoim otoczeniem – wsłuchaj się w to, co mówisz przyjmując perspektywę twojego odbiorcy.
  • Zakładaj pozytywne intencje drugiej strony – wypowiedzi, które słyszymy są narzędziami do wyrażenia siebie, swoich potrzeb i oczekiwań. Zakładając pozytywne intencje nadawcy wykazujemy się dojrzałością, dbamy o relacje i oczyszczamy nasze życie z zatruwających nas domysłów, męczących analiz, czy psujących nastrój -  a często wyolbrzymionych - wniosków. „Kiepsko wyglądasz” może być krytyką naszego wyglądu albo przejawem troski o nasze zdrowie. Pamiętaj, że nie każdy jest świadomy siły z jaką działa słowo – bądź dla takich osób wyrozumiały. Staraj się też edukować innych mówiąc o tym, jak ty odbierasz ich słowa („nie wiem, czy była to uwaga dotycząca mojego wyglądu czy przejaw twojej troski”) oraz czego następnym razem byś potrzebował („wolałbym, żebyś następnym razem powiedział, że się o mnie martwisz”).

 

Czy te zasady wydają się proste? W teorii na pewno, ciekawa jestem, czy stosowane są przez ciebie i twoich współpracowników w praktyce.

 

Dobra komunikacja to łatwiejsza i bardziej przejrzysta współpraca z pracownikami, to lepsze motywowanie innych do wykonywania tego, o co ich poprosimy. To zapobieganie niedomówieniom, niepotrzebnym napięciom, czy stresującym sytuacjom.

 

Życzę ci, aby wypowiadane przez ciebie słowa zawsze były tymi najbardziej odpowiednimi, bo język może być naszym największym sprzymierzeńcem lub największym wrogiem. Trzeba go tylko w odpowiedni sposób wykorzystać.

 

Katarzyna Mirkiewicz, Partner Zarządzający K2 Training


X

Bądź z nami w kontakcie!